Oficina en línea
🌐 Emulando la interacción que se puede tener de forma presencial en la oficina.
Es fundamental contar con herramientas de colaboración en línea y de comunicación remota que nos permitan trabajar de manera conjunta y comunicarnos en tiempo real. Los servidores públicos contamos con un correo institucional y los servicios de Google G Suite o *Microsoft Office 365, además de los distintos programas que podemos utilizar de manera gratuita.
Cuando nos comunicamos digitalmente, nunca sabemos lo que está haciendo la otra persona en ese momento. Sin comprender el contexto de la otra persona, podemos asumir erróneamente las demás personas están siempre disponibles, cuando no es así. Todos los miembros del equipo deben poder entender el contexto fácilmente y retomar donde otros lo dejaron, en lugar de no saber qué sucedió mientras estaban ocupados. Es por esto que es necesario usar una herramienta de comunicación adecuada que pueda separar los diferentes temas de conversación.
Comunicación externa
📧 Conecta con los colaboradores de otros equipos y otras instituciones.
Correo electrónico
El medio de comunicación más común que usamos día a día, es importante mantener todas las comunicaciones formales a través de nuestro correo institucional para asegurarnos que esta comunicación se mantenga profesional.
Aunque es muy común usar el correo electrónico para enviar todo tipo de mensajes y archivos, debemos intentar sólo usar el correo como medio de comunicación formal. Es decir cuando se requiera de la evidencia electrónica de la comunicación, porque así lo requiera un proceso o cuando es para algún fin especifico. Para comunicarnos con nuestro equipo o trabajar de manera colaborativa existen mejores herramientas que nos permiten comunicarnos en tiempo real.
Reuniones virtuales o videollamadas
Tanto los miembros del equipo como nuestros colaboradores externos deben conocer la estructura, la duración y las expectativas de las reuniones del equipo, nada es más eficiente que una reunión en la que todos los interesados sepan qué se está discutiendo, cuánto durará y qué preparar. Ten en cuenta lo siguiente:
Antes
Durante
Después
👉 Puedes usar el siguiente formato de minuta para esto. 👈
Programar reuniones
Los programas para realizar videollamadas como Google Meet o Zoom cuentan con la función de invitar directamente a las personas a través de su correo electrónico, compartiendo un link único para ingresar o a través de un número telefónico y un pin en caso de no contar con acceso a internet.
👉 Te dejamos estas guías para utilizar Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. 👈
Adicionalmente podemos utilizar herramientas como Calendly, una herramienta que nos ayuda a programar múltiples reuniones con diferentes personas sin tener que programar y enviar correos de manera individual.
Comunicación interna
💬 La sobre-comunicación siempre es mejor que hacer suposiciones.
Chats y mensajes instantáneos
Un grupo de WhatsApp aunque sencillo, resulta poco práctico una vez que hay más de 5 personas, ya que podemos perdernos en los mensajes muy fácilmente. Sin la información sobre el contexto de las otras personas de nuestro equipo podemos hacer suposiciones erróneas, no es que a nuestro compañero de trabajo no le importe, simplemente pueden estar indispuestas en ese momento. Lo mejor es utilizar una herramienta de chat para equipos dedicada como lo es Slack o Microsoft Teams.
Slack/ Teams
La forma más sencilla de entender estas herramientas de comunicación, es imaginarlas como una oficina virtual y funciona parecido a como lo hace WhatsApp pero con funciones dedicadas para organizar los mensajes. Algunas de las características de estas aplicaciones son:
- En lugar de una única bandeja de entrada desbordada, las conversaciones fluyen en espacios específicos llamados canales.
- Simplifica el seguimiento de las conversaciones o la búsqueda de información importante.
- A diferencia del correo electrónico, puedes elegir qué conversaciones son más importantes y deseamos ser notificados y cuáles pueden esperar.
- Se integran directamente con otros servicios como calendarios, almacenamiento en la nube, videollamadas, gestión de tareas, etc.
👉 Puedes consultar la siguiente guía para saber más al respecto. 👈
En resumen
La pregunta importante que debemos hacernos es cómo y cuándo usar las herramientas digitales para transmitir la información correcta.
- Para tomar acuerdos o asignar tareas en torno a un proyecto.
- De menor complejidad: utiliza el correo electrónico.
- De mayor complejidad: realiza una videollamada y envía un correo electrónico para comunicar los acuerdos.
- Para mostrar avances y resolver dudas en torno a un proyecto.
- Para presentar un informe, resultados y conclusiones de un proyecto.
- Envía un documento con los avances previamente a la reunión e invita a que las personas te escriban sus sugerencias, preguntas o comentarios antes de la reunión.
- Sostén una reunión con todos los involucrados. Puedes partir con un contexto sobre el informe y posteriormente resolver las dudas previamente enviadas.
- Comunica a través de un correo un resumen de los avances y de las dudas resueltas en la reunión. Puedes agregar una párrafo sobre los próximos pasos del proyecto.
Colaboración en línea
📝 Cómo estructuramos un esquema de trabajo con los demás.
En general, recomendamos utilizar las herramientas digitales de las que dispone nuestra institución o dependencia, de esta forma, todos tus compañeros de trabajo podrán acceder a ella desde sus cuentas institucionales. Y también cumplimos con las normativas de seguridad establecidas previamente por el área de TI.
👉 Te dejamos el siguiente curso en línea de uso y práctica de Google Docs y G Suite 👈
Organizar trabajo colaborativo
Cómo organizamos el trabajo colaborativo en línea para la elaboración de informes, documentos, presentaciones y otros proyectos.
- Sostener una reunión virtual para alinear el objetivo del trabajo, informe, documento, presentación que tengamos que realizar.
- Una vez determinado el objetivo, durante la reunión, creen un borrador que contenga los componentes o líneas de trabajo para llegar al objetivo. Se recomienda usar un documento en línea compartido utilizando las herramientas que tiene la institución (Google, Microsoft Officeu otros*).
- Una vez determinadas las líneas de trabajo para cumplir con el objetivo, se recomienda hablar de las expectativas de cada una, asignando responsables, tareas claras y fechas de entrega. Es necesario que haya un responsable global, quien coordina el trabajo colaborativo.
- Se recomienda sostener reuniones de actualización mediante videollamada, al menos durante la mitad del trabajo colaborativo. De esta forma se orienta y dirige el trabajo hacia el objetivo común. Se sugiere que las personas responsables de la misma línea de trabajo, sostengan reuniones de avance para ir alineando sus entregas.
- Se recomienda que de forma periódica el responsable global del trabajo, vaya haciendo revisiones, sugerencias o comentarios, para asegurar la visión común.
- Se recomienda que cada integrante del equipo pueda revisar el trabajo y hacer los comentarios respectivos antes de la entrega final.
- Por último, sostengan una reunión final para dar cierre al documento y evaluar el cumplimiento del objetivo. Pueden destinar un tiempo para realizar una retroalimentación general sobre el trabajo colaborativo en línea
Webinar
Herramietnas de comunicación y trabajo a distancia para reuniones virtuales, documentos compartidos y chats de equipo.
